职业秘书
秘书(一般)执行日常的文书和行政职能，如起草信件, 安排预约, 组织和维护纸质和电子档案，或为来电者和访客提供信息.
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人格类型
任务的秘书
- 接听、筛选和直接接听电话，记录留言，处理查询和要求.
- 问候来访者并引导他们与合适的人见面.
- 开放, 整理和分发收到的信件, 包括传真和电子邮件, 并准备对日常查询的回复.
- 生产通信, 备忘录, 报告, 报告和其他草稿文件, 手写的副本, 机听写, 等., e.g. 使用装有各种软件包的电脑.
- 文件、通信、记录和报告的归档和检索，并建立归档系统.
- 预约和记日记.
- 组织出差安排，商务行程，会议和社交活动.
- 准备会议议程，安排会议，参加会议并做会议记录.
- 订购和维护办公用品.
- 了解如何使用办公设备，如电脑, 传真机, 影印机, 打印机, 扫描仪和电话系统, 并报告故障设备.
- 供应茶点.g. 致经理和访客.
相关专业秘书
- 行政秘书
- 执行秘书
- 法律秘书
- 医务秘书或接待员
- 分钟的秘书
- 办公室经理
- 私人助理
- 项目秘书
- 秘书，所有其他
- 团队或部门秘书
知识
- 公司政策
管理公司活动的一套规则.
秘书-职业简介
快速的事实:
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开始!技能
- 维护内部沟通系统
在员工和部门经理之间保持有效的内部沟通系统.
- 整理商务文件
把来自复印机、邮件或日常业务的文件整理在一起.
- 处理邮件
考虑数据保护问题处理邮件, 健康和安全要求, 以及不同类型邮件的规格.
- 填写表格
用准确的信息填写不同性质的表格, 清晰的书法, 而且是在及时的情况下.
- 保持任务记录
整理和分类已准备的报告和与已完成工作相关的通信记录和任务进度记录.
- 工艺委托说明
过程说明, 通常是口头的, 由经理提供，并指示需要采取的行动. 注意、询问并对委托请求采取行动.
- 电话沟通
通过电话及时、专业和礼貌地接听和联络.
- 为办公室人员安排设施
管理内部或外部会议的预订计划. 货比三家，为出差或接待办公室人员预订房间.
- 监督员工缺勤情况
了解员工的假期情况, 病假和缺勤, 将这些记录在议程中，并将必要的文件和证书归档.
- 管理人事议程
为办公室人员安排和确认预约, 主要是经理和指导员工, 与外部团体合作.
- 进行内部沟通
利用公司拥有的不同沟通渠道传播内部信息.
- 文件文件
创建一个文件系统. 编写文档目录. 给文件做标签等.
- 向人们传播信息
接收、处理和传递来自电话、传真、邮政和电子邮件的消息.
- 完成办公室日常工作
程序, 准备, 并执行办公室每天需要执行的活动，如邮件, 接受供应, 更新经理和员工, 保持运营的顺利进行.
- 使用微软办公软件
能熟练使用微软办公软件中的标准程序. 创建一个文档并进行基本的格式化, 插入分页符, 创建页眉或页脚, 插入图形, 创建自动生成的目录，并从地址数据库中合并格式信(通常在Excel中). 创建自动计算电子表格，创建图像，并对数据表进行排序和筛选.
- 公司邮件草稿
准备, 编译, 写邮件的时候要有足够的信息和合适的语言来进行内部或外部的交流.
- 与相关人员沟通日程安排
传达相关的计划信息. 向有关人员出示时间表，并通知他们时间表的任何更改. 批准进度表并确认每个人都理解了发送给他们的信息.
可选的知识和技能
订购印刷纸制品 管理预算 撰写会议报告 准备演讲材料 劳动法 会计技术 教育行政 管理在线内容 根据法律要求开发文件 教育法 处理零用现金 处理财务事务 提供通信 管理文具用品的需求 开具销售发票 为员工安排旅行 使用办公系统 管理账户 向客户展示专业的态度来源: 西西弗斯ODB
